Valkeakosken Tennis ry – Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä.
1. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot
Valkeakosken Tennis ry Leila Etuaho [email protected]
2. Käsittelyn tarkoitukset a) Jäsenrekisteri – Tennisrekisteri/TennisClub
Henkilötietojen käsittelyperusteena on henkilön jäsenyys (sopimus) seurassa. Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
· seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen ylläpito
· seuran toimintaan osallistuminen (esim. valmennus, kilpailut ja tapahtumat)
· kansallinen ja kansainvälinen kilpailutoiminta (esim. ilmoittautumiset, tulokset, seurasiirrot)
· sähköinen ja muu jäsenviestintä
· seuran toiminnan analysointi ja tilastointi
· seuran toiminnan kehittäminen ja laadun valvonta
· muut lakisääteiset velvoitteet (esim. kirjanpito)
· muut tarkoitukset, joihin jäsen on antanut suostumuksensa
Tennisliitto käsittelee osana toimintaansa pelaajarekisteriä tenniksen harrastajista ja kilpapelaajista. Tarkempaa tietoa henkilötietojen käsittelystä selosteesta.
3. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
a) Jäsenrekisteri – Tennisrekisteri/TennisClub
Jäsenrekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:
· nimi, sukupuoli, syntymäaika, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
· alaikäisiltä huoltajan tiedot (nimi ja yhteystiedot)
· TennisClubin käyttäjätiedot (käyttäjätunnus ja salasana, kirjautumistiedot), jos rekisteröity käyttää TennisClubia
· jäsenyyssuhdetta koskevat tiedot (esim. jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä, jäsenyyden tyyppi)
· seuran toimintaan liittyvät tiedot (esim. osallistumiset valmennukseen, kilpailuihin ja tapahtumiin)
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekistereissä olevat tiedot kerätään seuraavista lähteistä:
· henkilöltä itseltään ilmoittautumislomakkeella, puhelimitse tai muulla vastaavalla tavalla
· henkilön huoltajalta
· väestötietojärjestelmästä tai muusta vastaavasta yhteystietorekisteristä
· henkilön käyttämien seuran tarjoamien palveluiden perusteella
5. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset
Seuran jäsenten tietoja (nimi, syntymäaika, sähköposti ja jäsenyystieto) voidaan luovuttaa Suomen Tennisliiton pelaajarekisteriin. Tämä antaa jäsenelle mahdollisuuden hankkia kilpailemiseen oikeuttava kilpailulisenssi. Lisäksi Tennisliitto voi lähettää pelaajalle Tennisliiton sähköisiä uutiskirjeitä. Tietoa Tennisliiton pelaajarekisteristä löytyy osoitteesta www.tennis.fi/pelaajarekisteri. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen, mutta kielto voi kuitenkin estää henkilön osallistumisen Tennisliiton alaisiin kilpailuihin. Kiellon voi tehdä ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöön.
Seuran jäsenten tietoja voidaan luovuttaa kilpailun- tai tapahtumanjärjestäjälle, jos rekisteröity ilmoittautuu kilpailuun tai tapahtumaan ja tietojen luovuttaminen on tarpeen kilpailun tai tapahtuman järjestämiseksi.
Olemme ulkoistaneet talous- ja palkkahallinnon A-Tili Oy:lle. Luovutamme palveluntarjoajalle laskutukseen, kirjanpitoon ja palkanlaskentaan liittyviä tietoja. Varmistamme asianmukaisin sopimuksin, että palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain määrittämiimme ja lainmukaisiin tarkoituksiin.
Emme luovuta tietoja muihin tarkoituksiin (esim. suoramarkkinointiin).
6. Tietojen siirto kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille
Tietoja ei luovuteta kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.
7. Tietojen säilytysaika
Säilytämme jäsentemme ja asiakkaidemme tietoja niin kauan, kun heillä on voimassa oleva jäsenyys/asiakkuus seuraan. Poistamme kohtuullisen ajan kuluessa niiden henkilöiden tiedot, joiden jäsenyys/asiakkuus seurassa on päättynyt, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.
Edellä mainituista määräajoista poiketaan, jos tietojen säilyttämiselle on jokin lakisääteinen velvollisuus (esim. työlainsäädäntöön, kirjanpitolakiin tai verotukseen liittyvä määräaika).
8. Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Henkilötiedot säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa palvelimella, joka on suojattu palomuurilla (esim. TennisClub) ja tietoihin pääsee käsiksi vain salattua yhteyttä käyttämällä.
Seuran sisällä henkilötietoja käsittelevät vain ne, joilla on tehtäviensä suorittamiseksi tarve tietoihin (esim. hallituksen jäsenet, työntekijät ja muut luottamustoimissa olevat). Jokaisella tietoja käsittelevällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joita käyttämällä hän pääsee käsittelemään tietoja. Henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia ja salasanoja ei saa luovuttaa kenenkään muun käyttöön. Niitä, joilla on pääsy tietoihin, on ohjeistettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti.
Seuran hallitus valvoo henkilötietojen käsittelyä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihin Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.
Oikeus vaatia tietojen oikaisemiseen Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukainen oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat virheelliset henkilötiedot. Pyyntö on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.
Oikeus tietojen poistamiseen Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukainen oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot, ellei käsittelyyn ole laillista perustetta. Pyyntö ja sen perusteet on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukainen oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Pyyntö ja sen perusteet on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.
Oikeus tietojen siirtämiseen Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää rekisterinpitäjälle toimittamansa häntä koskevat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Pyyntö on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Pyyntö ja sen perusteet on osoitettava kohdassa 1 mainitulle henkilölle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 77 artiklan mukainen oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattisesti päätöksentekoon tai profilointiin.